Comment mettre en place un contrat d’apprentissage en entreprise ?

L’embauche d’un apprenti ne se limite pas à la signature d’un contrat de travail. L’entreprise doit respecter plusieurs obligations liées à la durée du contrat, aux formalités administratives et à l’accompagnement du salarié pendant toute sa formation. Ces étapes conditionnent la validité du contrat ainsi que l’accès aux financements et aides associés à l’apprentissage.

Quel contrat choisir pour recruter un apprenti ?

Contrat à durée déterminée ou indéterminée

L’employeur dispose de deux possibilités lors du recrutement d’un apprenti.

La formule la plus fréquente consiste à conclure un contrat à durée déterminée couvrant l’intégralité de la formation préparée. Dans ce cas, la relation de travail s’achève normalement lorsque le cycle de formation prend fin.

L’entreprise peut également opter pour un contrat à durée indéterminée. La période d’apprentissage constitue alors une première phase du contrat. Une fois le diplôme ou le titre obtenu, le salarié poursuit son activité dans l’entreprise sous le régime classique du CDI, sans qu’un nouveau contrat soit nécessaire.

Le choix entre ces deux formes de contrat dépend généralement des besoins de recrutement de l’entreprise et de sa volonté de conserver durablement l’alternant au sein de ses effectifs.

Durée adaptée au diplôme préparé

La durée du contrat est construite autour du parcours de formation suivi par l’apprenti.

Elle correspond généralement à la durée nécessaire pour préparer la certification visée mais peut être aménagée afin de tenir compte du profil du candidat ou des caractéristiques de la formation.

Ainsi, un parcours peut être raccourci lorsqu’un apprenti possède déjà une partie des compétences attendues ou détient un diplôme lui permettant de bénéficier d’allègements de formation. À l’inverse, la durée peut être prolongée lorsque les circonstances du parcours le justifient, notamment en cas de difficulté à obtenir la certification préparée ou lorsque des aménagements particuliers sont nécessaires.

Cette souplesse permet d’adapter l’apprentissage aux besoins réels de chaque alternant tout en sécurisant l’acquisition des compétences professionnelles attendues.

Quelles formalités accomplir avant l’arrivée de l’apprenti ?

Compléter le contrat d’apprentissage

Avant l’embauche, l’employeur doit établir un contrat d’apprentissage au moyen du formulaire Cerfa en vigueur. Ce document formalise les engagements des parties et regroupe les informations relatives à l’employeur, à l’apprenti, au maître d’apprentissage, à la rémunération et à la formation suivie.

Compte tenu des nombreuses informations à renseigner et des risques d’erreur, il est recommandé de vérifier attentivement chaque rubrique avant la signature du contrat.

Le contrat d’apprentissage ne se limite pas à formaliser l’embauche d’un apprenti. Les informations renseignées dans le Cerfa servent à vérifier la conformité du contrat, à organiser le parcours de formation et à permettre la prise en charge financière par l’OPCO. Une erreur ou un oubli peut entraîner un rejet du dossier ou retarder son instruction.

Transmettre le contrat à l’OPCO

Une fois le contrat signé, l’employeur doit le transmettre à l’opérateur de compétences (OPCO) dont il relève. Contrairement à l’ancien dispositif d’enregistrement, l’OPCO est désormais chargé de procéder au dépôt du contrat d’apprentissage.

Cette transmission doit intervenir au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant le début d’exécution du contrat.

Le dossier transmis à l’OPCO comprend notamment le contrat d’apprentissage ainsi que la convention de formation conclue avec le CFA. Dans certaines situations particulières, des documents complémentaires peuvent également être exigés, notamment lorsqu’une convention tripartite a été conclue pour aménager la durée du contrat ou de la formation.

Lorsque la formation est dispensée par un CFA interne à l’entreprise, l’employeur doit également transmettre une annexe pédagogique et financière précisant notamment les objectifs de la formation, son contenu, sa durée, ses modalités de réalisation ainsi que son coût.

Après réception du dossier, l’OPCO vérifie la conformité du contrat au regard de la réglementation applicable à l’apprentissage. Cette vérification porte notamment sur les conditions d’exécution du contrat, les informations relatives à la formation, la rémunération de l’apprenti et les éléments nécessaires à la prise en charge financière du parcours.

Les documents sont transmis par voie dématérialisée selon les modalités mises en place par l’OPCO compétent.

Existe-t-il une période d’essai pour l’apprentissage ?

Contrairement à un salarié recruté sous un contrat classique, l’apprenti n’est pas soumis à une période d’essai au sens habituel du terme.

Le contrat d’apprentissage comporte toutefois une période de 45 jours, consécutifs ou non, de formation pratique en entreprise. Cette période est calculée uniquement à partir des jours effectivement passés chez l’employeur. Les périodes de formation au CFA ne sont donc pas prises en compte dans ce décompte.

Durant cette phase, l’employeur comme l’apprenti peuvent mettre fin au contrat sans avoir à justifier leur décision ni à démontrer l’existence d’un motif particulier.

Pourquoi le maître d’apprentissage est indispensable ?

Qui peut devenir maître d’apprentissage ?

La désignation d’un maître d’apprentissage ne peut pas être effectuée librement par l’employeur. La personne choisie doit répondre à plusieurs conditions destinées à garantir un suivi de qualité de l’apprenti tout au long de son parcours.

Le maître d’apprentissage doit en principe être un salarié de l’entreprise. Il doit être volontaire pour exercer cette mission, être majeur et présenter un niveau d’intégrité conforme aux responsabilités liées à l’accompagnement d’un alternant.

Dans certaines structures, cette fonction peut également être assurée directement par l’employeur. Lorsque l’entreprise est exploitée sous une forme permettant l’intervention d’un conjoint collaborateur, ce dernier peut également être désigné maître d’apprentissage.

Au-delà de ces conditions générales, le maître d’apprentissage doit disposer de compétences professionnelles suffisantes dans le métier préparé par l’apprenti afin d’assurer efficacement la transmission des savoir-faire attendus.

Comment apprécier les compétences professionnelles du maître d’apprentissage ?

Les conditions de compétence professionnelle peuvent être définies par une convention ou un accord collectif de branche.

En l’absence de dispositions conventionnelles particulières, le Code du travail fixe des critères précis permettant de vérifier l’aptitude du salarié à exercer cette mission.

Peuvent ainsi être désignées comme maîtres d’apprentissage les personnes titulaires d’un diplôme ou d’un titre relevant du même domaine professionnel que celui préparé par l’apprenti, à condition que ce diplôme soit au moins d’un niveau équivalent et qu’elles justifient d’une année d’activité professionnelle en lien avec la qualification visée.

La fonction peut également être exercée par une personne ne remplissant pas cette condition de diplôme dès lors qu’elle justifie d’au moins deux années d’expérience professionnelle en rapport avec la qualification préparée par l’apprenti.

L’expérience professionnelle exigée doit correspondre à une activité réellement exercée. Les stages réalisés au cours de la formation initiale, y compris ceux effectués dans le cadre d’un précédent contrat d’apprentissage, ne sont pas pris en compte dans le calcul de cette ancienneté. Il en va de même des périodes de formation en entreprise réalisées dans le cadre d’une action de formation continue qualifiante.

L’objectif de ces règles est de garantir que le maître d’apprentissage dispose d’une expérience suffisamment opérationnelle pour accompagner efficacement l’apprenti dans l’acquisition des compétences professionnelles attendues.